Tại Hiệp hội giao lưu quốc tế tỉnh Kochi (dưới đây sẽ gọi tắt là Hiệp hội), về việc bảo quản, thu thập, quản lý thông tin cá nhân nhận được thông qua trang web của Hiệp hội cũng như việc sử dụng thông tin cá nhân được cung cấp, dựa trên “Qui định về việc bảo mật thông tin cá nhân của Hiệp hội giao lưu quốc tế tỉnh Kochi”, Hiệp hội luôn xử lý thông tin cá nhân một cách thích hợp như sau:
Thông tin cá nhân là gì
Là những thông tin liên quan đến cá nhân như địa chỉ, tên, số điện thoại, địa chỉ Email v.v., tức là những thông tin giúp nhận biết ra một cá nhân cụ thể. (Bao gồm cả những thông tin để nhận biết một cá nhân bằng cách đối chiếu với những thông tin khác, ngoài những thông tin giúp nhận biết một cá nhân một cách trực tiếp)
Hạn chế thu thập thông tin cá nhân
Khi Hiệp hội thu thập thông tin cá nhân thông qua mạng internet, sẽ theo nguyên tắc cung cấp thông tin theo ý muốn của người sử dụng dịch vụ. Việc thu thập thông tin cá nhân luôn làm rõ mục đích thu thập thông tin cá nhân đó, và chỉ tiến hành trong phạm vi cần thiết nhằm đạt được mục đích đó.
Hạn chế sử dụng thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân chỉ được sử dụng trong phạm vi của mục đích thu thập thông tin. Ngoài ra, ngoại trừ trường hợp được qui định trong điều lệ bảo mật thông tin cá nhân như trường hợp có sự đồng ý của chính người sử dụng dịch vụ v.v., thông tin cá nhân không được sử dụng cho việc khác ngoài mục đích thu thập, và không được cung cấp cho bên thứ ba.
Quản lý thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân được thu thập từ tất cả các quý vị sẽ được người quản lý vận dụng trang web trực thuộc nơi tiến hành thu thập thông tin quản lý một cách nghiêm ngặt, luôn có những cách xử trí cần thiết nhằm ngăn chặn việc thất thoát thông tin cá nhân, đồng thời quản lý thông tin cá nhân một cách thích hợp.